KSeF – co musi wiedzieć przedsiębiorca?

Najważniejsze informacje o Krajowym Systemie e-Faktur

Od 2026 roku przedsiębiorcy będą zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To jedna z największych zmian w obszarze VAT ostatnich lat – obejmuje sposób wystawiania, odbierania i przechowywania faktur.

Poniżej zebraliśmy najczęściej zadawane pytania w prostej, czytelnej formie.

❓ Czym jest KSeF?

KSeF to państwowy system informatyczny, za pomocą którego faktury VAT będą:

  • wystawiane,
  • odbierane,
  • archiwizowane.

Faktura jest uznana za wystawioną dopiero w momencie jej przyjęcia przez KSeF.
Dotychczasowe faktury PDF wysyłane e-mailem nie będą wystarczające.

📅 Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

  • 1 lutego 2026 r. – dla dużych przedsiębiorców (sprzedaż w 2024 r. powyżej 200 mln zł)
  • 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców

👤 Kogo dotyczy obowiązek?

Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy przedsiębiorców będących podatnikami VAT, niezależnie od:

  • formy prawnej,
  • wielkości firmy,
  • branży.

To obowiązek ustawowy, a nie decyzja biura rachunkowego.

👤 Przepisy szczególne dotyczące KSeF oraz wyłączenia.

  1. Zwolnienie z wystawiania e- faktur dotyczy podmiotów, których łączna wartość brutto faktur w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł. Jeśli w pierwszym miesiącu podatnik nie przekroczy 10 000 zł to nie wystawia faktur w KSeF. Jeśli w drugim miesiącu przekroczy limit, to wystawia już w KSeF tę fakturę, którą przekroczył limit oraz wszystkie kolejne faktury.
  2. Do 31 grudnia 2026 r. można wystawiać faktury (w tym paragony z NIP do 450 zł, które są traktowane jak faktury uproszczone) za pomocą kas fiskalnych, bez konieczności wysyłania ich do KSeF.
  3. Od 1 lipca 2026 r. faktura wystawiana do paragonu (dla B2B) musi być wystawiona w KSeF jako faktura ustrukturyzowana, zawierająca dane identyfikujące paragon.
  4. Dokumenty poza KSEF:
    • bilety autostradowe, lotnicze, kolejowe i promowe
    • noty VAT, z wyjątkiem not VAT potwierdzających rabaty pośrednie, które nie są fakturami i nie muszą być przesyłane do KSeF
  5. Wyłączenia z KSeF wynikające ze statusu stron transakcji – wyłączeniem objęte będzie wystawianie faktur:
    • przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
    • przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
    • na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.
  6. Wyłączenia obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczyć będą podatników korzystających z następujących procedur szczególnych:
    • procedura OSS nieunijna,
    • procedura importu IOSS,
    • procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.
  7. Wyłączenie z obowiązku KSeF dotyczyć będzie również szczególnych czynności wymienione w rozporządzeniu wykonawczym tj.:
  8. świadczenie usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego,
    • świadczenie usług przewozu osób na dowolną odległość m.in. kolejami, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego,
    • świadczenie usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o podatku od towarów i usług, udokumentowanych fakturami lub innymi dowodami,
    • dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:

– nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP,

– sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP.

🧾 Kto odpowiada za faktury w KSeF?

Za:

  • wystawianie faktur,
  • poprawność danych,
  • terminowość,

odpowiada przedsiębiorca jako podatnik VAT.

Biuro rachunkowe:

  • księguje dokumenty,
  • rozlicza podatki,
  • wspiera informacyjnie,

działając w zakresie uzgodnionym w umowie.

👉 Przedsiębiorca, powinien sam zrewidować faktury zakupowe znajdujące się w KSeF, zweryfikować ich poprawność, czy są to na pewno jego faktury, wystawione na jego operacje gospodarcze i dostarczyć je do biura w formie papierowej.

💻 Jak korzystać z KSeF?

Dostęp do KSeF odbywa się przez portal Ministerstwa Finansów:
👉 https://ksef.mf.gov.pl

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które są podatnikami VAT, system KSeF automatycznie przypisuje im tzw. uprawnienia właścicielskie. To oznacza, że taka osoba nie musi nic zgłaszać ani o nic wnioskować, aby korzystać z KSeF jako właściciel. Osoba fizyczna (podatnik) posiadający NIP ma dostęp do KSeF automatycznie. Spółki muszą zgłosić administratora na druku ZAW-FA.

Logowanie możliwe jest m.in. przez:

  • Profil Zaufany,
  • bankowość elektroniczną,
  • kwalifikowany podpis elektroniczny.

Przedsiębiorca decyduje:

  • kto ma dostęp do systemu,
  • kto wystawia faktury,
  • czy biuro rachunkowe otrzyma uprawnienia.

📥 Jak odbierać faktury od kontrahentów?

Faktury zakupowe będą dostępne wyłącznie w KSeF – nie będą wysyłane e-mailem.

Przedsiębiorca powinien:

  • regularnie sprawdzać KSeF,

MF udostępnia Aplikację Podatnika KSeF (w wersji online) oraz  Aplikację Mobilną KSeF (do pobrania na smartfon) do której możesz się zalogować i sprawdzić wszystkie faktury wystawione dla Ciebie.

⚠️ Co w przypadku błędów lub awarii?

System KSeF przewiduje procedury awaryjne, a aktualne komunikaty publikowane są przez Ministerstwo Finansów:
👉 https://www.podatki.gov.pl/ksef/

W KSeF faktury można wystawiać w trybie online (w czasie rzeczywistym) albo w trybie offline (faktura wystawiona poza KSeF z późniejszym dosłaniem jej do KSeF). Tryby offline (offline24, offline-niedostępność KSeF, tryb awaryjny) wymagają przekazania faktury do KSeF w określonym terminie oraz jej oznaczenia dwoma kodami QR w przypadku jej przekazania nabywcy poza systemem, przy czym do wygenerowania drugiego kodu konieczny będzie wygenerowany wcześniej certyfikat KSeF (typu 2). Certyfikat KSeF (typu 1) jest również jedną z metod uwierzytelnienia się w systemie. Jeśli wystawiasz fakturę w trybie online, musi być wysłana do KSeF jeszcze tego samego dnia. Jeżeli zrobisz to dopiero następnego dnia, system potraktuje ją jako fakturę wystawioną w trybie offline24.

✅ Jak możemy pomóc jako biuro rachunkowe?

Wspieramy naszych klientów poprzez:

  • bieżącą obsługę księgową dokumentów z KSeF,
  • informowanie o zmianach przepisów,
  • pomoc organizacyjną i konsultacyjną,
  • przygotowanie do wdrożenia KSeF.

Zakres wsparcia jest każdorazowo uzależniony od zawartej umowy.

Podstawowe informacje:

  • Faktura po przyjęciu do KSeF staje się dokumentem prawnym i nie można jej zmieniać. Jeśli pojawi się błąd, trzeba wystawić fakturę korygującą. Data wysłania do KSeF jest datą wystawienia faktury.
  • Skoro plik XML został odrzucony, to faktura nie została wystawiona. Nie można więc wystawić faktury korygującej ani anulować faktury. Trzeba przygotować i wysłać nowy, poprawny plik XML. Pobrać UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru)
  • System nie sprawdza poprawności danych kontrahenta. Jeśli podałeś zły NIP, faktura zostanie przyjęta. Wtedy prawidłowym rozwiązaniem jest wystawienie korekty do zera dla błędnego kontrahenta i nowej faktury dla właściwego.
  • Faktura korygująca musi wskazywać dane wszystkich faktur pierwotnych, których dotyczy korekta (tj. ich numery nadane przez podatnika, numery KSeF, daty wystawienia).
  • Faktura zostaje wystawiona w KSeF, ale zagraniczny odbiorca, który z założenia nie posiada polskiego NIP, nie będzie mógł zalogować się do systemu i jej pobrać. Dlatego sprzedawca musi przekazać mu dokument w uzgodniony sposób — np. w formie PDF, mailowo, albo nawet papierowo, jeśli tak się umówią. Faktura powinna być opatrzona kodem QR, który pozwoli zweryfikować kontrahentowi, że dokument faktycznie istnieje w KSeF.

Możliwe jest po wcześniejszych uzgodnieniach, na zasadach dodatkowej umowy, udostępnienie dostępu do KSeF biuru rachunkowemu w określonym zakresie (wystawianie faktur, przeglądanie faktur etc.)

📌 Co warto zrobić już teraz?

1.Rekomendujemy przedsiębiorcom:

  • Zalogować się do wersji demo : https://web2te-ksef.mf.gov.pl/web/. Zachęcamy do logowania, wystawiania przykładowych faktur i zapoznania się z systemem. Wersja demo jest wersją szkoleniową, wystawione dokumenty nie są wiążące.
  • zapoznać się z zasadami KSeF,
  • sprawdzić sposób fakturowania w firmie,
  • wyznaczyć osoby odpowiedzialne,
  • odpowiednio wcześniej przygotować się do zmian.